Softime oder Clockify: ein ehrlicher Vergleich

Wir haben Softime selbst entwickelt. Wir sind Softspring, eine Entwicklungsagentur aus Madrid, die nach Stunden und Projekten abrechnet. Jahrelang haben wir unsere Zeit in Clockify erfasst. Wir wollten eine schnelle Eingabe, abrechenbare Beträge pro Kunde und Daten unter europäischer Rechtsordnung. Also haben wir unser eigenes Werkzeug gebaut. Diesen Vergleich schreibt somit eine beteiligte Partei. Deshalb nennen wir auch die Fälle, in denen ihr besser bei eurem bisherigen Werkzeug bleibt.

Die schnelle Antwort

Bleibt bei Clockify, wenn:

• Ihr höchstens 5 Personen seid und der kostenlose Tarif ausreicht, mit monatlichen Berichten als PDF.
• Ihr Apps für Smartphone oder Desktop braucht, Rechnungen direkt im Werkzeug ausstellen, Ausgaben, Abwesenheiten oder Schichten verwalten oder die Zeiterfassung mit Jira und anderen Werkzeugen verbinden möchtet.
• Ihr die Anwesenheit und Arbeitszeit eurer Beschäftigten erfassen müsst. Dafür ist Softime nicht geeignet.

Probiert Softime aus, wenn:

• Ihr mehr als 5 Personen seid. Ab der sechsten Person muss bei Clockify das gesamte Team einen kostenpflichtigen Tarif nutzen. Der günstigste kostet bei jährlicher Zahlung 3,99 $ pro Person und Monat. Softime kostet bei jährlicher Zahlung 2 €.
• Die Zeitdaten eures Teams von einem europäischen Unternehmen auf Servern eines europäischen Anbieters unter europäischem Recht gespeichert und verwaltet werden sollen.
• Ihr nach Excel oder CSV exportieren und abrechenbare Beträge pro Kunde sehen möchtet, ohne einen höheren Tarif zu bezahlen.
• Euer Team auf Katalanisch, Baskisch, Galicisch oder Italienisch arbeitet oder ihr mit den Entwicklern lieber auf Spanisch sprechen möchtet.

Vergleichstabelle

Clockify-Preise in US-Dollar und Softime-Preise in Euro ohne Mehrwertsteuer. Clockify-Daten am 20.10.2026 auf der offiziellen Website geprüft.

Wenn ihr mehr als 5 Personen seid

Der kostenlose Clockify-Tarif erlaubt bis zu 5 aktive Personen. Sobald die sechste hinzukommt, ist ein kostenpflichtiger Tarif nötig. Dann zahlt ihr für jede Person im Team, nicht nur für diejenigen oberhalb der Grenze.

Bei 10 Personen und jährlicher Zahlung kostet Softime 240 € pro Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer. Clockify Basic, der erste Tarif mit Excel-Export und Stundensätzen, kostet 478,80 $ pro Jahr. Pro, mit dem sich Daten in der EU speichern lassen, kostet 958,80 $.

Bei 20 Personen wächst der Unterschied entsprechend: 480 € pro Jahr für Softime, 957,60 $ für Clockify Basic und 1.917,60 $ für Clockify Pro.

Wo eure Daten liegen und wer darauf zugreifen kann

Die erfassten Zeiten eures Teams sind personenbezogene Daten: Sie zeigen, wer wann für welchen Kunden arbeitet. Wenn Kunden, Prüfer oder eure Datenschutzbeauftragten danach fragen, geht es meist um mehr als den Serverstandort. Auch das verwaltende Unternehmen und das für dieses geltende Recht zählen.

Bei Softime liegen Zeiteinträge und Sicherungskopien bei Scaleway, einem französischen Anbieter, innerhalb der Europäischen Union. Der Dienst wird von einem spanischen Unternehmen mit spanischem Vertrag erbracht. Weder Softspring noch Scaleway sind US-Unternehmen. US-Gesetze, nach denen Behörden Daten von Unternehmen dieses Landes verlangen können, gelten deshalb nicht unmittelbar für sie.

Eine Ausnahme solltet ihr kennen: Den E-Mail-Support wickeln wir derzeit über Google Workspace ab. Was ihr uns per E-Mail schreibt, kann daher außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Wir arbeiten daran, auch den Support auf europäische Infrastruktur zu verlagern. Die erfassten Zeiten laufen nicht darüber.

Bei Clockify ist das Unternehmen CAKE.com Inc. mit Adresse in Kalifornien; die Server stehen bei AWS, ebenfalls einem US-Unternehmen. Jeder neue Arbeitsbereich wird unabhängig von eurem Standort in der globalen Region angelegt. Ab Pro könnt ihr ihn in eine andere Region verschieben, etwa in die EU-Region in Deutschland. Laut eigener Hilfe:

• Die gewählte Region speichert Zeiteinträge, Projekte, Kunden und Tags, Aktivitätsdaten, Rechnungen und Einstellungen des Arbeitsbereichs.
• Einige Daten können außerhalb bleiben, etwa Mitgliederprofile (Name, E-Mail und Foto), Organisationsdaten, Nutzungskennzahlen und technische Protokolle.
• Ein Wechsel von der globalen in eine regionale Region ist möglich, zurück jedoch nicht.
• Während der Übertragung, die bis zu 12 Stunden dauern kann, kann niemand auf den Arbeitsbereich zugreifen oder Zeit erfassen.

Die europäische Region ändert den Speicherort, aber nicht die Nationalität des Unternehmens oder Anbieters. Der US-amerikanische CLOUD Act erlaubt US-Behörden, von Unternehmen unter ihrer Rechtsordnung die von ihnen kontrollierten Daten anzufordern, auch wenn diese auf Servern im Ausland liegen. Das heißt nicht, dass dies mit euren Daten geschehen wird. Aber die europäische Region von Clockify beantwortet diese Frage nicht.

Kein Werkzeug macht euch von sich aus DSGVO-konform. Ihr könnt bei beiden jedoch feststellen, wo Daten gespeichert werden, wer sie verarbeitet und welches Recht gilt, und auf dieser Grundlage entscheiden.

Wo Clockify gewinnt

Clockify ist ein sehr gutes Werkzeug (wir haben es selbst jahrelang genutzt). Das sind seine Vorteile gegenüber Softime:

• Kostenlos für kleine Teams. Bis zu 5 Personen erfassen Zeit ohne Zahlung. Wenn Berichte über höchstens einen Monat und ohne Excel-Export reichen, geht es nicht günstiger.
• Apps für alles. Smartphone, Desktop auf den drei Betriebssystemen und Erweiterungen für mehrere Browser. Arbeitet euer Team abseits des Computers, ist Softime derzeit weniger geeignet.
• Viel mehr als Zeiterfassung. Kundenrechnungen, Ausgaben, Schichtplanung, Abwesenheiten, Freigabe von Stundenzetteln, Kioskmodus und Aktivitätsüberwachung, je nach Tarif.
• Verbindungen zu anderen Werkzeugen. Integrationen mit Jira, Projektmanagement und Buchhaltung sowie eine dokumentierte öffentliche API.
• Seit Jahren am Markt. Dokumentation, Forum und die vielen Teams, die es nutzen, bieten eine Sicherheit, die ein neues Produkt noch nicht geben kann.

Wenn ihr ein Werkzeug braucht, das fast alles erledigt, ist Clockify die bessere Wahl. Wann sich eine individuelle Lösung lohnt und wann nicht, haben wir in diesem Artikel beschrieben.

Wo Softime gewinnt

• Preis ab 6 Personen. Ein Tarif für 2,50 € pro Person und Monat oder 2 € bei jährlicher Zahlung, inklusive Excel- und CSV-Export, Stundensätzen pro Person und abrechenbaren Beträgen.
• Durchgehend europäische Rechtsordnung. Spanisches Unternehmen, französischer Anbieter und EU-Server, ohne Tarifwechsel oder Regionsauswahl.
• Sprachen. Oberfläche und Erweiterung in 9 Sprachen, darunter Katalanisch, Baskisch, Galicisch und Italienisch, die Clockify nicht bietet.
• Direkter Kontakt. Ihr schreibt auf Spanisch oder Englisch direkt an uns, die Entwickler des Produkts.
• Für Stundenabrechnung gedacht. Mit diesem Werkzeug schließen wir jeden Monat unsere eigenen Rechnungen ab. Am meisten nutzen wir den Bericht nach Kunde und Projekt mit bereits berechnetem Betrag.

Was Softime nicht kann

• Anwesenheits- und gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Softime erfasst Zeit für Kunden, Projekte und Aufgaben. Es dient weder zum Ein- und Ausstempeln noch zur Erfüllung gesetzlicher Arbeitszeiterfassungspflichten. Sucht dafür ein spezialisiertes Werkzeug.
• Native Apps. Wir haben keine Smartphone- oder Desktop-App. Die Website lässt sich als App installieren, benötigt aber eine Verbindung, um Zeit zu erfassen.
• Erweiterungen für andere Browser. Derzeit ist die Erweiterung für Chrome und Firefox verfügbar. Wir arbeiten daran, sie für weitere Browser anzubieten.
• Kundenrechnungen ausstellen. Softime berechnet abrechenbare Beträge. Rechnungen müsst ihr in eurer Rechnungssoftware erstellen.
• Ausgaben, Planung, Abwesenheiten, Freigaben und Kiosk. Diese Funktionen fehlen.
• Integrationen. Es gibt keine Verbindungen zu Jira oder anderen Werkzeugen.

So wechselt ihr von Clockify

Ein Wechsel bedeutet keinen Neustart bei null. Softime kann eure Clockify-Daten über die API oder mit einer CSV-Datei des detaillierten Berichts importieren. Wenn ihr die API nutzt:

1. Erstellt in den Profileinstellungen von Clockify einen API-Schlüssel.
2. Öffnet den Clockify-Importer in Softime, fügt den Schlüssel ein und wählt Arbeitsbereich und Startdatum für den Import.
3. Ordnet jeder Person aus Clockify ihren Benutzer in Softime zu.
4. Prüft die Vorabanalyse, die vor jedem Import auf Konflikte hinweist.
5. Startet den Import. Kunden, Projekte, Aufgaben, Tags und Zeiteinträge werden übernommen. Ihr könnt den Fortschritt verfolgen, abbrechen und fortsetzen.

Wenn ihr CSV bevorzugt, exportiert den detaillierten Bericht aus Clockify und ladet ihn in Softime hoch. Ihr braucht keinen API-Schlüssel; es werden nur die Zeiteinträge aus der Datei importiert.

Laufende Timer in Clockify werden nicht importiert. Stoppt sie daher vorher. Im Free-Tarif erlaubt die Clockify-API nur 30 Anfragen pro Stunde; eine lange Historie kann deshalb dauern. Da der API-Import fortgesetzt werden kann, müsst ihr nicht alles auf einmal erledigen.

Für einen Wechsel von Toggl Track gibt es einen entsprechenden Importer.

Unsicher, ob sich der Wechsel lohnt?

Wenn ihr nicht sicher seid, ob sich ein Wechsel für euer Team und eure Zahlen lohnt, schreibt uns an softime@softspring.es. Wir schauen es gemeinsam an. Ihr könnt Softime 2 Monate kostenlos und ohne Karte testen.